Все организации имеют право создавать собственные архивы для упорядочивания и хранения документов, которые образуются и бывают необходимы в процессе работы. Кроме того, важно правильно определять сроки хранения и решить, где уничтожить конфиденциальные документы после истечения этих сроков.
Требования к архиву
В Основных Правилах работы архивов организаций прописаны требования, которые предъявляются к любому архиву:
- для повышения сохранности архив должен размещаться в специально построенных или адаптированных для хранения бумаг зданиях или их частях;
- в помещениях организации хранилище может быть размещено только после проведения экспертизы на огнестойкость, долговечность и прочность конструкции, проверка должна быть проведена как для самого хранилища, так и для помещений, где принимают, временно размещают и проводят акклиматизацию бумаг, где их используют, а также где работают сотрудники;
- помещения должны быть обеспечены определенным световым, климатическим и санитарным режимом.
Режимы, необходимые для хранения бумаг
- Световой режим: содержимое нужно защищать от прямого солнечного света, как минимум зашторивать окна.
- Температурно-влажностный режим: 17-19° C и относительная влажность в пределах 50-65%.
- Санитарно-гигиенический режим: должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, людям нельзя находиться в помещении в верхней одежде.
- Охранный режим: сигнализация и металлическая дверь.
- Режим пожарной безопасности: пожарная сигнализация и автоматические системы подаротушения, подходящие для бумажных носителей (например, порошковые).
Как избежать ошибок?
Для того, чтобы в процессе работы не возникало досадных промахов, важно внимательно относиться к каждому этапу работы. В делопроизводстве и архивном хранении важно соблюдать следующие правила:
- проверять реквизиты в документах при первом же взаимодействии с ними;
- ежегодно утверждать список дел организации;
- формировать папки по срокам хранения, так будет проще готовить просроченные бумаги к уничтожению;
- придерживаться объема дел не более 250 листов;
- располагать документы внутри дела с определенной логикой — по алфавиту, по регистрационным номерам или в хронологической последовательности;
- своевременно упорядочивайте все документы;
- бдительно относитесь к условиям хранения.
Кроме того, очень важно, чтобы все сотрудники, работающие с архивами, хорошо знали законодательство и отслеживали все изменения. Именно поэтому многие компании предпочитают обратиться к сторонним фирмам, в которых трудятся профессиональные архивисты. Они могут провести все работы быстро, четко и грамотно.